Ejemplo de uso de acces

Realizar un BUEN análisis de la situación real de trabajo que se desea automatizar mediante Microsoft Access. Solo si se conocen a fondo (ordenadores aparte) los mecanismos de gestión, formas de trabajo, archivos de información (ficheros tradicionales en los que se almacenan los datos), documentos aplicables a las tareas (hojas de factura, talonarios de albaranes), así como listados (resúmenes diarios, semanales o mensuales) y formatos utilizados en ese determinado ámbito a automatizar, es posible trasladar a un entorno informático dicha operativa. Qué se hace y que se pretende hacer. En programación informática, esta misión la llevan a cabo los llamados analistas de aplicaciones, los cuales se sumergen físicamente en dicha actividad de la empresa o entidad correspondiente hasta que conocen a fondo su mecánica de trabajo en el día a día.

 

Organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se deseen trasladar a Access. Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta que se desempeña en la empresa. Qué gestiones se realizan normalmente bajo dicha actividad: Se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una relación (un censo) de las actividades o tareas que conforman la gestión a informatizar. Es preferible un buen planteamiento desde el principio, que múltiples replanteamientos posteriores que, a veces, tienen difícil solución.

Por ejemplo, y básicamente, para una gestión de almacén las FASES de trabajo pueden ser las siguientes:

• Mantenimiento de clientes (altas bajas consultas y modificaciones de clientes).
• Mantenimiento de artículos o productos (altas bajas consultas y modificaciones de artículos).
• Mantenimiento de pedidos (altas bajas consultas y modificaciones de pedidos).

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

• Mantenimiento de vendedores (altas bajas consultas y modificaciones de vendedores).
• Informes de comisiones a vendedores. Niveles de ventas...

Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía...

• Mantenimiento de agencias de transporte (altas bajas consultas y modificaciones de agencias).

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

• Mantenimiento de proveedores (altas bajas consultas y modificaciones de proveedores).
• Elaboración de documentos (tales como facturas, albaranes...).
• Creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) derivados de la información almacenada y mantenida.

Otros análisis propuestos:
Pensar en las fases a gestionar para cada una de las siguientes actividades propuestas, después de "pegarse como una lapa" a los profesionales de ese ámbito y conocer así los trabajos, las necesidades, las situaciones, las particularidades, etc... "Meterse en el papel" de quien, sin informática de por medio, desarrolla diariamente esa o esas tareas que se desean automatizar, en este caso mediante Access:

• Multas de tráfico de un ayuntamiento.
• Gestión de un video club.
• Una academia de enseñanza.
• Una inmobiliaria.
• Control del gasto por consumo de electricidad en un pueblo.

Confeccionar un diagrama de bloques (un esquema) en el que se representa cada una de las tareas definidas en el paso anterior, enlazando mediante flechas que tarea depende de cual y cual no depende de ninguna otra. (esas flechas desembocarán en relaciones cuando se tengan definidas las tablas).
En el ejemplo de la gestión de almacén, el diagrama de bloques podría ser el siguiente:

Una vez definidas las tareas a realizar, tenerlas enumeradas, y debidamente plasmadas en un diagrama de bloques (es decir, un esquema de dependencias que refleje en bloques lo que se hace cotidianamente en ese trabajo): Identificar con que elementos, grupos de datos o bloques de información se trabaja para poder realizar dichas tareas: Clientes, proveedores, artículos, agencias de transporte, pedidos, vendedores... Estos bloques de datos, estos archivos, estos almacenes de información posteriormente en Access constituirán las tablas.

Para el ejemplo inicial que nos va a servir para comprender el desarrollo de aplicaciones en Access, a saber, la gestión de almacén, los bloques de información serán, para cada tarea definida y representada en el diagrama de bloques del punto anterior, los siguientes:

• Para el mantenimiento de clientes interviene lo que tradicionalmente ha sido siempre el fichero o archivo de clientes.

Fichero o archivo: Bolsa o bloque de información homogénea y referida a un mismo tema (por ejemplo los clientes de una empresa), y a su vez organizada en fichas (a las tradicionales fichas, en Access, se les denomina registros). Cada ficha o registro contiene a su vez un conjunto de datos alojados en unos espacios o lugares denominados campos.
Cada registro (o ficha) contiene por lo tanto, un conjunto de datos referidos a un elemento dentro del fichero. Por ejemplo, en un fichero de clientes, cada cliente tiene su ficha o registro. Cada ficha, a su vez, contendrá mas o menos campos según el nivel de control y gestión de información deseado, y dichos campos albergarán todos los datos del cliente que son necesarios para desarrollar las tareas propias de la actividad.

 

Siempre, las operaciones fundamentales de mantenimiento sobre los datos de un archivo son:

• Altas (agregar nuevos registros -nuevos clientes, nuevos proveedores,,,)
• Bajas (eliminar registros del archivo (baja de un cliente, baja de un artículo por ser descatalogado...)
• Consultas (buscar el precio de un determinado artículo, el teléfono de un cliente...
• Modificaciones (cambio de precio en un artículo, de dirección de envíos de un cliente...)

• Para el mantenimiento de artículos o productos el fichero o archivo de artículos.
• Para el mantenimiento de pedidos el fichero o archivo de pedidos.

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

• Para el mantenimiento de vendedores el fichero o archivo de vendedores.

Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía...

• Para el mantenimiento de agencias de transporte el fichero o archivo de agencias.

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

• Para el mantenimiento de proveedores fichero o archivo de proveedores.
• Para la elaboración de facturas, albaranes de pedido...la información necesaria se encuentra en los archivos ya definidos (pedidos, clientes, artículos...).
• Para la creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) la información necesaria para su elaboración se encuentra también repartida entre los archivos ya mencionados.

Los Ficheros o archivos dependiendo del tipo de información que contienen, su peso específico dentro de la gestión, las tareas en las que están implicados, si sirven para actualizar a otros archivos o no, su duración en el tiempo... Pueden ser de tres tipos básicamente:

• Archivos Maestros: Contienen la información principal para el proceso. Su duración en el tiempo es la del propio proceso y sus datos son actualizados por los archivos de movimiento y los maestros a su vez, actualizan a los archivos históricos. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los de Clientes, proveedores, artículos, empleados y agencias)
• Archivos de Movimiento o maniobra: Sus registros tienen una vida corta dentro del proceso, porque van cambiando con el propio proceso. Actualizan a los ficheros maestros. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los de Pedidos ya que actualizan, por ejemplo al de artículos -en sus existencias- y al de Clientes en su volumen de compras acumulado -de tener definido este concepto en dicho archivo-. A fin de mes, los pedidos se reúnen por cliente, se facturan y se pasan al histórico de pedidos, quedando eliminados de la tabla de pedidos -otra opción es marcar mediante algún campo los pedidos facturados en vez de trasvasarlos a un histórico y eliminarlos del archivo de pedidos-)
• Archivos históricos: Contienen registros que, en su momento, pertenecieron a los archivos maestros o de movimiento y que fueron anexados a estos archivos como datos históricos. Archivos que contienen registros que fueron actuales pero que en vez de ser eliminados se almacenan en este tipo de archivo como medida de seguridad y almacén de datos históricos. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los Históricos de Clientes, Histórico de proveedores, Histórico de artículos, Histórico de empleados, Histórico de pedidos...-no los hemos reflejado en nuestro diagrama ni en la aplicación que vamos a desarrollar en este curso-) ¿Quien sabe si a fecha del año que viene necesitamos contactar con un cliente o un proveedor que lo fue nuestro, pero que a esa fecha ya no lo es? Su información será encontrada en los archivos históricos.

 

Definición de las tablas a partir de los bloques de información ya identificados como ficheros de datos en el punto anterior. Lo que tradicionalmente han sido siempre los archivos de datos (pequeños o grandes cajones metálicos generalmente que contienen fichas de cartulina), en Access y en la mayoría de los programas gestores de bases de datos se denominan tablas. Dichas tablas, son estructuras de filas y columnas que albergan datos referidos a un mismo tema. Cada fila llamada ahora registro contiene la información que antes estaba plasmada en una ficha del fichero. Cada columna de una tabla representa un campo. En la celda de la tabla en la que intersecta una fila con una columna tendremos un determinado campo dentro del cual normalmente se albergará un dato.

En una base de datos, las estructuras básicas, los OBJETOS principales sin los cuales no pueden existir el resto de objetos de Access tales como consultas, formularios, informes y macros, son LAS TABLAS. Suponen el pilar fundamental en el diseño general de un sistema de base de datos relacional (que se basa en las relaciones entre las tablas).

Fichero o archivo tradicional >>>>> (en Access pasa a ser) >>>>> Tabla de Access

En el ejemplo de gestión de pedidos las tablas a definir y crear en la base de datos desde Access serán:

Para el archivo de...	Se definirá en Access...	La Tabla...
Clientes		Clientes
Artículos		Productos
Pedidos		Pedidos
Proveedores		Proveedores
Agencias de Transporte		Agencias
Vendedores de la empresa		Vendedores

Los Informes son diseños para obtener por impresora (también llamados listados), que se nutren de las informaciones que están (se encuentran) en las tablas.

El siguiente paso es confeccionar un censo de las informaciones o datos que se albergarán en cada tabla: Definición de campos para las tablas de la aplicación. Definir las informaciones necesarias y de utilidad para la gestión que cada tabla deberá albergar. Definir los campos que va a tener cada tabla, así como su tipo y propiedades mas indicadas (siendo conscientes de que las propiedades de los campos se van a poder modificar a posteriori).
A éste proceso se le reconoce también, de forma más técnica, como NORMALIZACIÓN DE DATOS.

La importancia de codificar los elementos.

Cuando se manejan archivos en donde se alberga la información de ciertos elementos (clientes, artículos, pedidos, -en otros procesos: vehículos, alumnos, lecturas de contador, pacientes- ...) es MUY IMPORTANTE codificar dichos elementos asignando a cada uno un código (numérico o alfanumérico) que identifique exacta, única e inequívocamente a cada elemento del archivo de modo que no puedan existir dos códigos completos que se repitan en dicho archivo.

Estos códigos también se llaman identificadores y suelen recibir en las definiciones de las tablas nombres tales como:

Nombre del Campo	El campo contiene...
IdPedido	Número del pedido.
IdCliente	Número o código de cada cliente.
Codcli	Número o código de cada cliente.
IdProducto	Código único de cada artículo.
Codprodu	Código único de cada artículo o producto.

Los códigos (este tipo de campo), son los campos que posteriormente van a permitir enlazar o relacionar dos tablas cuya información se desea utilizar conjuntamente en un proceso o fase de la aplicación. Generalmente aunque no siempre, se relacionan dos tablas mediante campos de código.

Hablando en términos de Access, éstos campos deberán tener la propiedad de indexado = Sí y con o sin duplicados según proceda. Por ejemplo, la tabla de Pedidos se relacionará con la de Artículos (productos) mediante el código del artículo. Tanto en una tabla como en otra, deberán ser campos indexados aunque como es lógico, en la tabla de Artículos un mismo código NO se puede repetir (indexado Sí y SIN duplicados -puede ser y deberá ser clave principal ), mientras que en la tabla de Pedidos podremos tener un determinado artículo pedido varias veces por lo que será indexado Sí pero CON duplicados.

De una sentada reflexión de sobre qué informaciones nos interesa gestionar sobre cada una de las fases o tareas, es decir, de cada uno de los ficheros contemplados, es decir de cada una de las tablas previstas, obtenemos, por ejemplo, las siguientes conclusiones que vamos a plasmar en un modelo de documento denominado FICHA DE TAREAS (una para la gestión de pedidos, otra para productos, para clientes, para agencias, vendedores, proveedores...)

Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de pedidos Nombre de la tabla: Pedidos Descripción: En cada pedido quedará recogida toda la información necesaria para posteriormente poder facturar (datos del cliente), que volumen de facturación se aplica a cada vendedor (datos del vendedor), cuántos pedidos se tramitan a través de tal compañía de envío (agencia de transporte)... Por lo tanto, inicialmente, constarán datos referidos a todos estos elementos.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea (el control de los pedidos):
CAMPO		DESCRIPCIÓN
IdPedido		Identificador único para el pedido
FechaPedido		Fecha en la que se realiza el pedido
FechaEntrega		Fecha en la que se entrega el pedido al cliente
FechaEnvío		Fecha en la que sale el pedido del almacén
FormaEnvío		Trabajamos con diferentes empresas para realizar los envíos de los artículos
Cargo		Precio que nos cuesta mandar el envío
IdCliente		Identificador único del cliente
NombreCompañía		Nombre de la compañía o empresa que nos hace el pedido.
NombreContacto		Nombre de la persona que nos ha hecho el pedido
Dirección		Dirección del cliente
Ciudad		Ciudad del cliente
Región		Ciudad del cliente
CódPostal		Código Postal del cliente.
País		País del cliente
Destinatario		Empresa que va a recibir el pedido. Aunque no es frecuente puede ser otra en la que entregar el pedido, otra sede.
DirecciónDestinatario		Dirección dónde el cliente quiere que vaya el pedido.
CiudadDestinatario		Ciudad a la que va a ir el pedido
RegiónDestinatario		Región a la que va a ir el pedido.
CódPostalDestinatario		Código postal del lugar a dónde va el pedido.
PaisDestinatario		País a la que va a ir el pedido.
IdProducto		Identificador del producto
NombreProducto		Nombre del producto
PrecioUnidad		Precio que se negocia en el momento de hacer cada pedido
Cantidad		Número de unidades que vamos a servir al cliente del producto.
Descuento		Descuento que se aplica y que se negocia en el momento de hacer el pedido
IdEmpleado		Identificador del empleado que recoge el pedido
NombreEmpleado		Nombre del empleado que recoge el pedido

Como vemos, aparecen datos sobre el propio pedido, sobre el cliente que hace el pedido, sobre la agencia de transportes que realiza en envío de ese pedido, sobre el artículo que se pide (inicialmente plantearemos que cada pedido solo es de un artículo), y también sobre el comercial o empleado vendedor de la empresa que genera ese pedido...

Nota: Se han asociado colores a cada uno de los campos para saber a que tabla de las analizadas corresponde. Desde <AQUÍ> se puede descargar el modelo de Ficha de tareas en formato Word para poder confeccionarlas.

Para que en un pedido consten todas las informaciones que se consideran necesarias, en principio podríamos pensar que serían necesarios tantos campos en la estructura de la tabla como los expuestos en la relación anterior, en la Ficha de tareas. Sin embargo, gracias a que trabajamos con Access que es un sistema gestor de bases de datos relacional con que, por ejemplo, en cada pedido se almacene, además de la información propia del pedido (campos de color azul y representados en negrita en la Ficha de tareas anterior), el código del cliente que hace el pedido (el IdCliente), con ese código o Id, podremos acceder al registro de ESE cliente en la tabla maestra de clientes (que es otra tabla en la misma base de datos y está aparte). Observar el diagrama de bloques anterior para apreciar que la tarea de gestión de pedidos está vinculada o relacionada con la de clientes (entre otras).
De igual modo, los campos de nuestra Ficha de tareas refleja información o campos que ya tenemos en la tabla de vendedores, en la tabla de agencias, en la tabla de artículos.... Si cada vendedor, si cada agencia de transporte, si cada artículo (producto) tiene una clave única que lo identifica en su tabla, con que en cada pedido archivemos solo ese código, gracias a las relaciones de Access se puede acceder a la tabla relacionada pertinente y la información está ahí accesible. Toda la información de ese registro. Por ejemplo: Si en un pedido consta que el cliente que hace el pedido es el que tiene código de cliente 7, con ese código, se accede al registro del cliente 7 en la tabla de clientes y ahí está toda la información de ese cliente que se precise... De la misma forma las relaciones entre tablas nos permiten acceder a la información de las demás tablas maestras de vendedores, de productos y de agencias.
En las tablas maestras (productos, clientes, agencias de transporte -métodos de envío-, vendedores y proveedores) todos los campos que se precisen serán necesarios en la descripción y estructura de la tabla. Veamos las Fichas de tareas para cada una de las restantes tablas previstas:

Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de Productos Nombre de la tabla: Productos Descripción: Por cada producto o artículo de nuestro almacén, se guardarán en campos las informaciones consideradas como esenciales, para su correcto control. Fijémonos ahora que en el registro de cada producto consta SOLO el código de su proveedor. Observar que según el diagrama de bloques, la tabla de artículos está relacionada con la de proveedores mediante el campo código de proveedor (IdProveedor de esta tabla de Productos <= se relaciona con => IdProveedor de la tabla de Proveedores). Si tuviéramos que almacenar en el registro de cada artículo, todos los datos del proveedor, si en la tabla de productos tuviéramos 1.000 artículos o referencias del mismo proveedor, tendríamos 1.000 veces en la tabla de productos toda la información de ese proveedor. Las relaciones entre tablas solventan estos inconvenientes mejorando el aprovechamiento en disco y optimizando la velocidad del proceso.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:
CAMPO		DESCRIPCIÓN
IdProducto		Identificador único del producto
NombreProducto		Nombre del producto
CantidadPorUnidad		Número de unidades que hay en una caja del producto.
PrecioUnidad		Precio de cada unidad del producto.
IdProvee		Código del proveedor que suministra este producto. Este campo se relacionará con el código de proveedor (IdProveedor) en la tabla de proveedores.

Ficha de la Tabla Clientes. 

Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de Clientes Nombre de la tabla: Clientes Descripción: Por cada cliente de nuestra empresa, se guardarán en campos las informaciones consideradas como esenciales, para su correcto control.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:
CAMPO		DESCRIPCIÓN
IdCliente		Identificador único del cliente
NombreCompañía		Nombre de la compañía o empresa cliente.
NombreContacto		Nombre de la persona con la que hemos contactado.
CargoContacto		Cargo que tiene la persona con la que contactamos, en la empresa cliente.
Dirección		Dirección del cliente
Ciudad		Ciudad del cliente
Región		Región del cliente
CódPostal		Código Postal del Cliente
País		País del cliente
Teléfono		Teléfono del cliente
Fax		Fax del cliente

Ficha de la Tabla Agencias. 

Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de métodos de envío (agencias de transporte) Nombre de la tabla: Agencias Descripción: Por cada agencia de transporte con la que trabajamos y enviamos los pedidos, se guardarán en campos las informaciones consideradas como esenciales, para su correcto control.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:
CAMPO		DESCRIPCIÓN
IdCompañiaEnvíos		Identificador único de la compañía de envíos
NombreEnvíos		Nombre de la compañía de envíos
Teléfono		Número de teléfono de la compañía de envíos

Ficha de la Tabla Vendedores. 

Por último en nuestra empresa hay varios vendedores y deseamos asociar a cada pedido que nos realicen, a un vendedor, sólo de este modo, podremos llevar un control de comisiones a pagar a los vendedores, cifras acumuladas de ventas por vendedor...

Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de vendedores Nombre de la tabla: Vendedores Descripción: Por cada vendedor o comercial, se guardarán en campos las informaciones consideradas como esenciales, para su correcto control.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:
CAMPO		DESCRIPCIÓN
IdEmpleado		Identificador único del empleado
Nombre		Nombre del empleado.
Apellidos		Apellidos del empleado.
Cargo		Cargo que tiene el empleado.
Tratamiento		Cómo dirigirnos a el
FechaNacimiento		Fecha de nacimiento del empleado
FechaContratación		Fecha de contratación del empleado
CódPostal		Código Postal del Cliente
Dirección		Dirección del empleado
Ciudad		Ciudad donde vive el empleado
Región		Región del empleado
CódPostal		Código postal del empleado
País		País dónde vive
TelDomicilio		Teléfono del empleado
Extensión		Extensión telefónica que tiene el empleado en la empresa.
Foto		Foto del empleado
Notas		Comentarios sobre el empleado
Jefe		jefe del que depende.

Ficha de la Tabla Proveedores. 

Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de Proveedores Nombre de la tabla: Proveedores Descripción: Por cada proveedor que nos suministra productos, se guardarán en campos las informaciones consideradas como esenciales, para su correcto control.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:
CAMPO		DESCRIPCIÓN
IdProveedor		Identificador único del proveedor
NombreProveedor		Nombre de la compañía o empresa proveedora.
NombreContacto		Nombre de la persona con la que hemos contactado.
CargoContacto		Cargo que tiene la persona con la que contactamos, en la empresa proveedora.
Dirección		Dirección del proveedor
Ciudad		Ciudad del proveedor
Región		Región del proveedor
CódPostal		Código Postal del proveedor
País		País del proveedor
Teléfono		Teléfono del proveedor
Fax		Fax del proveedor

¡MUY IMPORTANTE!
En resumen, aquella información, que a priori, parezca que debe pertenecer a una tabla (con lo que tendríamos que definir campos para guardarla), si, pensando en miles de registros para esa tabla observamos que el contenido de ciertos campos se repite muchas veces, esos campos cuya información redunda, deberemos "sacarlos" a otra tabla aparte y codificar (asignar códigos) a esos elementos o registros de tal forma que al final, establezcamos una relación entre esas dos tablas mediante sus códigos.

 

Como ya se ha comentado es muy importante codificar los elementos que se encuentran en una tabla. Asignar a cada uno un código.

Tipos de codificaciones: Existen diferentes métodos para codificar los elementos de un archivo o, en Access, de una tabla. Podríamos resumirlos en los siguientes:

• Codificación secuencial simple: Consiste en asignar a cada elemento un número secuencial ascendente, con lo que cada uno tendría un número diferente de forma garantizada. En Access se definiría un campo de tipo autonumérico. Este tipo de código identifica inequívocamente a un registro o elemento, pero no es representativo, porque no nos aporta información sobre de qué elemento se trata. Si vemos el código 325 no nos dice nada sobre, por ejemplo de qué artículo se trata.
• Codificación secuencial con reservas: Se asignan códigos, reservando rangos de números para elementos de diferentes familias. Así por ejemplo en una tabla de productos, los que tienen código del 1 al 100 son de camisería. Los del 101 al 200 pantalones... Es decir, se reservan abanicos de códigos para diferentes familias, tipos de elementos. El inconveniente que tiene esta codificación es que hay que reservar los rangos a mayores, previendo un rango lo suficientemente grande como para no "pillarnos", es decir, si en algún momento de nuestra actividad comercializásemos mas de 100 modelos de camisas tendríamos que replantear toda la codificación de nuevo. Puede ser peligroso quedarse "corto" en las reservas. Lo positivo que tiene es que si vemos un código 126 podremos afirmar, al menos de que se trata de un pantalón. El campo podría definirse como numérico.
• Codificación por grupos: Consiste en asignar códigos mas o menos largos en donde por grupos de caracteres dentro de ese código queda definida cierta información sobre el elemento. Por ejemplo, los números de cuenta de un banco: Bajo esos 20 dígitos de un número de cuenta, los 4 primeros definen la entidad bancaria, los 4 restantes otra información, los 2 siguientes tal otra... 20131612120200015155. Es una codificación muy significativa. El campo sería definido como de texto con máscara de entrada ya que no se va a operar matemáticamente con esos códigos.
• Codificación mnemotécnica: Es igual que la de por grupos solo que aparecen partes del código representadas con letras. supongamos una cuenta corriente (CC) de Caixa de Cataluña (CXC), de Logroño (LO)... CXCLO02CC00015155. También este campo, sería definido, evidentemente como de texto.

Para nuestra aplicación, cada elemento de cada tabla (cada registro) deberá poseer un código, y en aquella tabla en la que se desee tener acceso a información de otro elemento o registro de otra tabla (vinculada con ésta primera según nuestro diagrama de bloques) también deberá tener un campo código que enlace o se relacione con el primero.

Análisis, planificación y estructuración de una Base de Datos (II): Análisis de Tareas y Archivos de Datos.

 

La pantalla de relaciones en Access, al final del análisis, quedará definida como la que se muestra a continuación (no es necesario comprenderla en este punto):

Pero vamos a estudiar, paso a paso y desde el principio, cómo llegar a estas relaciones:

Para evitar las duplicaciones innecesarias de información:

Las tablas maestras de nuestra aplicación contienen la información de Clientes, Productos, Proveedores, Vendedores, Agencias...

Eliminemos, por tanto, de la tabla de Pedidos la información que ya se tiene en las tablas maestras.

Pero será necesario, hacer constar en el registro de cada pedido, alguna información que nos permita saber qué cliente hace ese pedido. Ninguna información mejor que ese dato que identifica inequívocamente a cada cliente: Su código, su IdCliente.
Habrá que anotar también la información que identifica de forma precisa al vendedor que efectúa la venta. Ese campo será el IdVendedor.
Habrá que anotar también, qué producto es pedido por lo que habrá que anotar tan solo el código del artículo es decir el IdProducto.

Esos campos comunes en ambas tablas van a ser la base de las RELACIONES.

Inscríbete, comienza ahora y si es lo que necesitas, lo compras y continuas... Una vez inscrito, te enviamos un email con los datos de acceso y puedes comenzar el curso de Access 2007 Aplicaciones realizando 3 unidades. Podrás acceder a videotuoriales, actividades multimedia, ejercicios prácticos, consultar al tutor, etc..

Si en la tabla de pedidos, al introducir un pedido se anota el IdCliente del cliente que formula el pedido, como en la tabla maestra de clientes cada cliente viene identificado por su IdCliente (el nombre del campo no es necesario que coincida), el registro con ESE IdCliente contendrá todos los datos del cliente que hace el pedido, con lo cual se dispondrá de la información del cliente que ha hecho cada pedido, por ejemplo para facturarle…
Igual para los artículos mediante los campos IdArtículo, para los vendedores con el campo IdVendedor, o de las compañías de transporte –no las hemos reflejado en este análisis-.

 

En MS Access, en el capítulo de las relaciones existe la exigencia de que los campos a relacionar, tengan la propiedad de ser indexados. En el lado de la relación de aquella tabla en donde para ese campo sí se puedan producir valores repetidos para varios registros ese campo Id será indexado sí CON duplicados, y en la tabla para la que no se puedan dar duplicidades para los valores de ese campo, éste quedará definido como indexado sí y SIN duplicados.
En la relación si ésta se define con integridad referencial, esto se representa con un 1 y un símbolo de infinito respectivamente para representar el SIN y el CON duplicados.

 

Pero focalizando el proceso de análisis de relaciones, en lo relativo a los artículos que se piden (productos), observamos que cada pedido con su IdPedido, solo puede tener anotado un artículo o producto pedido… En la realidad, un pedido puede contener varios artículos diferentes con diferentes unidades a pedir…

 

¿CÓMO SOLUCIONAR ESTO?

Una buena forma de poder tomar nota por cada pedido, de varios artículos y de diferentes unidades pedidas para cada uno de ellos, además de NO anotar en la tabla de pedidos esa información, sería la siguiente:
Cada pedido tiene un numero de pedido definido por el campo IdPedido. Por ejemplo el pedido número 10, tendrá en la tabla de pedidos, el IdPedido = 10.
En una tabla aparte, por ejemplo denominada Detalles de pedidos, se introducirán, tantos registros como líneas de detalle se deseen para cada pedido, es decir, tantos registros como artículos pedidos para ese pedido con código IdPedido = 10 (en este ejemplo).
Por lo tanto, deberá definirse una tabla llamada Detalles de pedidos en la que se anoten las siguientes informaciones:

• A qué número de pedido corresponde esta línea de detalle (IdPedido).
• Qué artículo se pide (IdProducto –relacionado con la tabla de productos).
• Qué cantidad se pide. (opcionalmente precios unitarios, descuentos, etc…).

 

Las relaciones entre estas tablas quedarán como se muestra…

 

 

Y los tipos de relación, respecto a si son CON o SIN duplicados (representadas en la pantalla de relaciones como infinito o uno respectivamente) deberían quedar de la siguiente manera ya que en la tabla de Pedidos, no pueden existir 2 pedidos diferentes (cada uno de varios artículos) con el mismo código (sin duplicados).
Sin embargo, en la tabla de Detalles de pedidos, como un mismo pedido de la tabla de Pedidos, puede tener varios artículos diferentes que son pedidos, podrá haber varios registros que se correspondan con el mismo IdPedido de la tabla de Pedidos. Por lo tanto, un IdPedido en la tabla de Detalles de pedidos sí puede tener duplicados por esta razón (con duplicados).
De igual modo, un artículo (IdProducto) también puede tener repeticiones (duplicados) en la tabla de Detalles de pedidos ya que puede, en pedidos distintos de distintos clientes ser pedido (con duplicados). Sin embargo, en la tabla maestra de Productos, no puede estar el mismo artículo repetido. Sólo habrá un registro por cada artículo (sin duplicados):

 

Analizando las Relaciones paso a paso (Parte I).

Analizando las Relaciones paso a paso. (Parte II) La Tabla Detalles de Pedidos.

Todas las relaciones definitivas entre las tablas de nuestra aplicación quedarán como se muestra…

 

Estas relaciones transcritas a la forma en que son representadas en MS Access aparecen en la pantalla de relaciones de la siguiente manera:

Establecer las relaciones.

Establecer las relaciones entre las tablas definidas.

Codificación de los elementos.

Definición de la estructura y diseño de campos.

Definición de las tablas.

Los archivos de datos.

Diseñar el diagrama de bloques.

Separar en partes o fases los procesos o tareas.

I.           FUNDAMENTOS DE ACCESS 2007

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

1.1 INFORMACION GENERAL

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar más rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los menús.

El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office Fluent proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas. En la cinta de opciones hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones.

Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:

• Introducción a Microsoft Office Access:  La página que se muestra cuando se inicia Access desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio.
• Cinta de opciones de Office Fluent  Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos.
• Ficha de comandos:  Comandos combinados de manera significativa.
• Ficha de comandos contextual:  Es una ficha de comandos que aparece según el contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo.
• Galería:  Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los resultados que se van a obtener.
• Barra de herramientas de acceso rápido:  Es una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos más usados, como Guardar y Deshacer.
• Panel de exploración:  Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access.
• Documentos con fichas:  Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se muestran como documentos con fichas.
• Barra de estado:  Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista.
• Minibarra de herramientas:  Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.

Introducción a Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente). También se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007 Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón de Microsoft Office y usar el menú para abrir una base de datos existente.

Abrir una nueva base de datos en blanco

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
3. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado.
4. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft Office Online. ¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea, haga clic en una plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado.
4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.
5. Haga clic en Crear
   -o bien-
   Haga clic en Descargar

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office Access 2007.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de Microsoft Office Online

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en el panel Categorías de plantillas, haga clic en una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una de ellas.
3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado.
4. Haga clic en Descargar.

Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos más recientemente usados. Esta lista aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access, de modo que se pueden abrir fácilmente las bases de datos más recientemente usadas.

Abrir una base de datos recientemente usada

1. Inicie Access.
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la base de datos que desee abrir.

Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access

1. Inicie Access.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del menú.
   -o bien-
   Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

1.2 Cinta de opciones

La cinta de opciones de Office Fluent reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de proporcionar la principal interfaz de comandos de Office Access 2007. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que solían requerir la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, sólo hay una ubicación donde hay que buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Diseño de página y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios, Office Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa. Es decir, se escribe el nombre de la tabla activa en la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeños de una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el método abreviado de teclado que activa el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

Seleccionar una ficha de comandos

1. Inicie Access.
2. Haga clic en la ficha que desee.

O bien,

1. Inicie Access.
2. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access, también deberá funcionar en Office Access 2007.

Ejecutar un comando

1. Inicie Access.
2. Haga clic en la ficha correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.

Ficha de comandos	Acciones comunes que se pueden realizar
Inicio	Seleccionar una vista diferente.
	Copiar y pegar del Portapapeles.
	Configurar las actuales características de fuente.
	Configurar la actual alineación de fuente.
	Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
	Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).
	Ordenar y filtrar los registros.
	Buscar registros.
Crear	Crear una nueva tabla vacía.
	Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
	Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada.
	Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
	Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
	Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
	Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
	Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos externos	Importar o Vincular a datos externos.
	Exportar datos.
	Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
	Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.
	Crear importaciones y exportaciones guardadas.
	Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.
Herramientas de base de datos	Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
	Crear y ver relaciones entre las tablas.
	Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
	Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
	Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).
	Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
	Administrar los complementos de Access.
	Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.

O bien,

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de usuario de Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.

Activar una ficha de comandos contextual

• Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien,

1. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la ficha Diseño, en la cinta de opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista Diseño.

Galerías  

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 también incluye un nuevo control denominado galería. El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007 puede hacer, centrando la atención en los resultados y no sólo en los propios comandos.

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería en la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido  

La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya los comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.
5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Panel de exploración

Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de exploración. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploración de Office Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de exploración. 

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe

• En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.

O bien,

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en un objeto.
2. En el menú contextual, haga clic en un elemento de menú.

Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

En el panel de exploración se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos. Algunas son categorías predefinidas pero también se pueden crear grupos personalizados.

De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en Office Access 2007, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, configure una opción de programa. En los siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.

Para mostrar u ocultar el panel de exploración  

• Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración (), o presione F11.

Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access. Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta efecto.

Mostrar u ocultar fichas de documentos

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas.
4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.
5. Haga clic en Aceptar.

  Notas  

• El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos.
• Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.
• Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma predeterminada.
• Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada.

Barra de estado

Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Office Access 2007, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office Professional 2007: el cambio de vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de estado.
4. Haga clic en Aceptar.

Minibarra de herramientas

Una de las operaciones más comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es la aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Office Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas

1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.

Obtener ayuda

Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación situado en el lado derecho de la cinta de opciones.

II NOVEDADES DE MICROSOFT ACCESS 2007

2.1 Formas más rápidas de comenzar

Office Access 2007 incluye plantillas que permiten crear bases de datos, tablas y campos con facilidad. Además, cuenta con nuevas vistas y herramientas de diseño para ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos.

Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas

Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de los contactos, las tareas, los eventos, los estudiantes y los activos, entre otros tipos de datos. Se pueden utilizar tal cual o mejorarse y perfeccionarse de modo que el seguimiento de la información se realice exactamente de la manera deseada por el usuario. Use la página Introducción a Microsoft Office Access, que aparece cada vez que se inicia Office Access 2007, y comience a crear su propia base de datos de inmediato al abrir una de las plantillas.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Además de las plantillas incluidas en Office Access 2007, es posible conectarse a Microsoft Office Online y descargar más.

Plantillas de campos y tablas

¿Dedica mucho tiempo al diseño de campos? En lugar de ello, use las nuevas plantillas de campos, que son campos predefinidos, cada uno con un nombre, un tipo de datos, una longitud y unas propiedades preestablecidas. Puede arrastrar los campos que necesite directamente desde el panel Plantillas de campos a una hoja de datos. Las plantillas de campos están basadas en archivos de definición de esquema XML (.xsd), así que es posible establecer definiciones estándar propias para emplearlas en un departamento o un grupo de trabajo.

Además, Office Access 2007 incluye plantillas de tablas para las tablas que se suelen utilizar con frecuencia en las bases de datos. Por ejemplo, puede usar la plantilla de tabla Contactos para agregar una tabla Contactos a su base de datos. La tabla ya incluye campos utilizados con frecuencia, como Apellido, Nombre y Dirección. Las propiedades de los campos ya están establecidas, así que se puede comenzar a usar la tabla de inmediato. Hay otras plantillas de tablas disponibles: Tareas, Problemas, Eventos y Activos, que incluyen campos especializados diseñados para el tipo de datos cuyo seguimiento se desea realizar y que se desea almacenar.

Vista Hoja de datos mejorada

A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y empezar a escribir los datos. Office Access 2007 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. La columna Agregar nuevo campo muestra exactamente dónde agregar un nuevo campo, y si necesita modificar el tipo de datos o el formato de visualización de un campo nuevo o existente, resulta sencillo hacerlo gracias a los comandos de la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. También es posible pegar datos de tablas de Microsoft Office Excel en una nueva hoja de datos: Office Access 2007 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.

 Columna Agregar nuevo campo

Imagine que necesita agregar un campo existente en otra tabla a la suya. Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos a la hoja de datos. Access crea de forma automática cualquier relación necesaria o le guía a lo largo del proceso.

La nueva vista Presentación contribuye a acelerar el diseño de formularios e informes

Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o informe.

Por ejemplo, puede agregar un campo a la cuadrícula de diseño si lo arrastra desde el panel Lista de campos o modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se pueden mover y cambiar de tamaño como una unidad, de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, en la vista Presentación se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los formatos apilado y de tabla también se ha mejorado.

 

2.2 Interfaz de usuario orientada a los resultados

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados: Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent , facilita el trabajo en Office Access 2007. Los comandos y las características que solían estar escondidos en complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en fichas orientadas a las tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo se han sustituido por galerías que muestran las opciones disponibles; además, se ofrece información sobre herramientas o vistas previas de ejemplo a fin de ayudar a seleccionar la opción adecuada. No importa la actividad que esté realizando en la nueva interfaz de usuario, ya sea elaborar un informe o escribir datos,  Access presenta las herramientas más útiles para realizar esa tarea correctamente.

Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent  La nueva interfaz Interfaz de usuario de Office Fluent incluye un área estándar que se denomina cinta de opciones y que contiene grupos de comandos organizados por característica y funcionalidad. La cinta de opciones sustituye a las capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

Use la cinta de opciones de Office Fluent para buscar grupos de comandos relacionados con mayor rapidez. Por ejemplo, si necesita crear un formulario o informe, use uno de los comandos de la ficha Crear. El nuevo diseño facilita la búsqueda de los comandos necesarios y permite descubrir características que de otra forma pasarían inadvertidas. Los comandos están situados más cerca de la superficie, lo que significa que no es necesario buscarlos en menús ni memorizar su ubicación.

Las principales características de Interfaz de usuario de Office Fluent incluyen:

• Fichas de comandos: fichas que muestran comandos que se suelen utilizar en combinación, de modo que se encuentren los comandos necesarios cuando se necesitan.
• Fichas de comandos contextuales: fichas de comandos que aparecen según el contexto, es decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Una ficha de comandos contextuales contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se esté haciendo.
• Galerías: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo u opción para ver los resultados antes de realizar una selección. Las galerías se utilizan en la interfaz de 2007 Microsoft Office system.
• Barra de herramientas de acceso rápido: una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos más utilizados, como Guardar y Deshacer.

Página Introducción a Microsoft Office Access  Esta página ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseño profesional, además de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se está conectado a Internet) vínculos a artículos populares de Office Online.

Panel de exploración  este panel muestra todos los objetos de la base de datos abierta en ese momento y facilita el acceso a los mismos. Use el panel de exploración para organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias) o en grupos personalizados que cree. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño de un formulario? Puede contraer el panel de exploración con facilidad de modo que ocupe poco espacio pero siga estando disponible. El panel de exploración sustituye a la ventana Base de datos que se utilizaba en versiones de Access anteriores a Access 2007.

Objetos con fichas  Las tablas, consultas, formularios, informes y macros aparecen como objetos con fichas en la ventana de Access.

Al hacer clic en las fichas de los objetos, es posible pasar con facilidad de uno a otro.

Barra de estado  Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de estado e incluye botones para cambiar de vista.

Minibarra de herramientas  Elemento, similar a una barra de herramientas, que aparece en formato transparente sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o cursiva, o cambiar la fuente.

Ventana Ayuda  A diferencia de versiones anteriores de Access, Office Access 2007 ofrece un acceso simplificado al contenido de la Ayuda de Access y de Referencia del programador desde la misma ventana Ayuda. Por ejemplo, eso posibilita modificar el ámbito de una búsqueda al contenido de Referencia del programador únicamente. Independientemente de la configuración de la ventana Ayuda, todo el contenido de la Ayuda de Access y de Referencia del programador está siempre disponible en Office Online.

2.3 Herramientas de creación de objetos más eficaces

Office Access 2007 proporciona un entorno intuitivo para la creación de formularios e informes que permite crear formularios e informes que muestran información ordenada, filtrada y agrupada con rapidez.

Ficha Crear

Use la ficha Crear para crear nuevos formularios, informes, tablas, listas de Microsoft Windows SharePoint Services, consultas, macros y módulos con rapidez. Si ha seleccionado una tabla o consulta en el panel de exploración, puede crear un nuevo formulario o informe basado en ese objeto con un solo clic mediante el comando Formulario o Informe. Los nuevos formularios e informes creados mediante este proceso de un solo clic tienen un aspecto más atractivo y resultan de utilidad de inmediato, dado que su diseño ha sido actualizado. Los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo y un título. Además, un informe generado automáticamente también incluye información de fecha y hora así como pies de página informativos y totales.

Comprobará que los objetos creados con la nueva característica de creación rápida le harán avanzar más con menos esfuerzo.

Nuevas vistas: Informe y Presentación

Estas dos nuevas vistas permiten trabajar de manera interactiva con formularios e informes. Mediante la vista Informe, puede explorar una representación precisa de su informe sin tener que imprimirlo o visualizarlo en Vista preliminar. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando Copiar para copiar texto en el Portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el informe para abrir un vínculo en el explorador.

La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se explora. Puede utilizar la vista Presentación para realizar muchas modificaciones de diseño comunes mientras ve datos en un formulario o informe. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrando su nombre desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se manipulan como un solo control de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.

Operaciones de agrupación y ordenación simplificadas en los informes

Office Access 2007 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así como de sumar los totales. La nueva interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando se usa con la nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios.

Imagine que necesita ver el total de ventas por región en un informe. Use la vista Presentación y el nuevo panel Agrupación, orden y total para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver los cambios realizados. Con la nueva fila Total es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.

Nuevos diseños de controles para ayudar a crear formularios e informes de aspecto profesional

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access 2007 para agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una unidad, inclusive la etiqueta.

Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente las siguientes acciones:

• Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha.
• Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte.
• Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.
• Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.

Los formatos se guardan junto con el diseño, por lo que permanecen disponibles.

Nuevos formularios divididos para examinar los datos rápidamente

Use el nuevo formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede establecer una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Macros incrustadas en formularios e informes

Use las nuevas macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar su diseño sin tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas operaciones posiblemente inseguras.

Nuevos tipos de datos y controles

Office Access 2007 incluye tipos de datos y controles nuevos y mejorados que permiten almacenar más tipos de datos, así como especificarlos con más facilidad.

Campos multivalor para datos complejos

Es posible crear un campo que contenga varios valores, lo que también se conoce como datos complejos. Supongamos que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados o contratistas, pero desea asignarla a más de una persona. En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos y en las versiones anteriores de Access, era preciso crear una relación varios a varios para que esto se realizara correctamente. En Office Access 2007, la parte complicada se realiza automáticamente al seleccionar un campo configurado para aceptar varios valores. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se usa Office Access 2007 para trabajar con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campos multivalor usados en Windows SharePoint Services. Office Access 2007 es compatible con estos tipos de datos.

Campos de datos adjuntos de archivos

El nuevo tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de la base de datos sin necesidad de aumentar el tamaño de la misma. Office Access 2007 comprime de forma automática los datos adjuntos, cuando resulta posible, a fin de minimizar el uso de espacio. ¿Necesita adjuntar un documento de Microsoft Office Word 2007 a un registro o guardar una serie de imágenes digitales en la base de datos? El uso de datos adjuntos facilita aún más estas tareas. Puede incluso agregar varios datos adjuntos a un único registro.

Los campos memo ahora almacenan texto enriquecido y son compatibles con el historial de revisiones

Gracias a la nueva compatibilidad con texto enriquecido de Office Access 2007, ya no existe la limitación de utilizar texto sin formato en los registros. Puede aplicar formato al texto con opciones (como negrita, cursiva, así como por medio de diferentes fuentes y colores y otras opciones de formato comunes) y almacenar el texto en la base de datos. El texto con formato enriquecido se almacena en un campo memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Con Office Access 2007, puede establecer la propiedad Sólo anexar de modo que conserve un historial de todos los cambios realizados en un campo memo. A continuación, puede ver un historial de dichos cambios. Esta característica también es compatible con la característica de seguimiento de Windows SharePoint Services, por lo que también se puede utilizar Access para ver el historial de contenido de las listas de SharePoint.

Calendario para seleccionar fechas

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora tienen una nueva característica: un calendario interactivo integrado de selección de fecha. El botón de calendario aparece automáticamente a la derecha de la fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario aparecerá automáticamente para seleccionar la fecha. De manera opcional, puede desactivar el calendario para un campo o control mediante una propiedad.

 2.4 Herramientas de diseño y análisis mejoradas

Las nuevas herramientas de Office Access 2007 ayudan a crear objetos de base de datos con más rapidez y a analizar los datos con más facilidad.

Panel Lista de campos mejorado

El nuevo panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access, ya que incluye los campos de otras tablas. Puede arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no relacionadas de la base de datos. Office Access 2007 está preparado para crear la infraestructura necesaria, de modo que si se requiere una relación entre las tablas, ésta se crea automáticamente o la aplicación le guía a lo

largo del proceso. 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Herramientas mejoradas de ordenación y filtrado

Imagine que necesita buscar rápidamente un valor coincidente u ordenar una columna de datos. La nueva característica Autofiltro de Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo muy útil en situaciones en las que no se recuerda algún nombre, o bien ordenar los valores mediante opciones del menú contextual en un lenguaje sencillo, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.

Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú y también se pueden usar filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos cambian automáticamente según el tipo de datos para mostrar opciones de aplicación a la información numérica, de texto y de fecha.

Estas nuevas características de filtrado y ordenación se han diseñado para que su uso sea coherente, independientemente de que se use Office Access 2007 o Microsoft Office Excel 2007.

Totales y colores de fondo alternativos en hojas de datos

La vista Hoja de datos incluye ahora una fila Total en la que se puede visualizar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Una vez agregada la fila Total, se elige la flecha de la celda de la columna y se selecciona el cálculo deseado.

Los informes, hojas de datos y formularios continuos admiten una color de fondo alternativo para las filas que se puede configurar de manera independiente del color de fondo predeterminado. Es fácil sombrear las filas alternas con cualquier color que se elija.

2.6 Seguridad mejorada

Las características de seguridad mejoradas de Office Access 2007 y su eficaz interacción con Windows SharePoint Services ayudan a administrar de una forma más eficaz y permiten aumentar la seguridad de las aplicaciones de seguimiento de información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de Windows SharePoint Services, es posible realizar auditorías del historial de revisiones, recuperar información eliminada y establecer permisos de acceso a los datos.

Para ayudar a que Office Access 2007 sea una aplicación más segura y mantener la coherencia con los demás productos de versión Office 2007, Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2007 con el código o las macros deshabilitados para ofrecer una experiencia más segura en modo de recinto de seguridad (es decir, los comandos no seguros no se pueden ejecutar). Las macros de confianza se ejecutan en modo de recinto de seguridad.

Nuevas formas de compartir datos y colaborar con otros usuarios

Mediante las nuevas características de colaboración de Office Access 2007, ahora es posible recopilar información de otros usuarios de una forma más eficaz y compartirla en un entorno de seguridad mejorada en Internet.

Integración con Windows SharePoint Services

Office Access 2007 se integra con Windows SharePoint Services de varias maneras, lo que ayuda a sacar partido a las diversas características de colaboración de Windows SharePoint Services.

Seguimiento de revisión de datos  Es posible ver el historial de revisiones en los registros con ayuda de Windows SharePoint Services. Imagine que necesita saber quién o cuándo se cambió una fila. Para saberlo, use el historial de revisiones.

Configuración de permisos  Es posible establecer permisos de acceso a las listas de SharePoint con ayuda de Windows SharePoint Services. Puede permitir o denegar de manera selectiva el acceso a determinados usuarios. Puede asignar permisos de lectura limitados o permisos de edición totales.

Recuperación desde la papelera de reciclaje  Es posible utilizar la nueva papelera de reciclaje de Windows SharePoint Services para ver registros eliminados y recuperar información eliminada por error con facilidad.

Apertura de formularios e informes de Access en Windows SharePoint Services  Los usuarios de Windows SharePoint Services pueden abrir listas en vistas enriquecidas de Access directamente desde un sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2007 pueden aparecer junto con otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando selecciona una vista de Access, Office Access 2007 inicia y abre el formulario, la hoja de datos o el informe solicitado. De este modo es fácil ejecutar un informe enriquecido de Office Access 2007 en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar primero Office Access 2007. Asimismo, puede optar por abrir una lista en Access y, si una base de datos no existe, se crea automáticamente y se rellena con formularios e informes basándose en la lista.

Posibilidad de mover la base de datos a un sitio de SharePoint  Es posible trasladar con facilidad la base de datos independiente a una solución compartida de Windows SharePoint Services que almacena datos en listas vinculadas de SharePoint. El Asistente para mover a SharePoint está bien preparado y migra automáticamente claves y relaciones principales de maneras lógicas.

Las ventajas inmediatas de una solución compartida de Windows SharePoint Services incluyen el acceso compartido basado en el explorador, la copia de seguridad centralizada, la implementación de bases de datos basada en un sitio de SharePoint y todas las ventajas del uso de un cliente enriquecido basado en Access en una solución basada en servidor. Los departamentos de TI consiguen una medida de predictabilidad y control al localizarse el acceso a las bases de datos en un sitio de SharePoint. Los usuarios pueden suscribirse a avisos por correo electrónico que se recibirán cuando se agreguen, eliminen o modifiquen registros en una lista de SharePoint.

Integración con flujos de trabajo de Windows SharePoint Services  Office Access 2007 admite los flujos de trabajo mediante los Servicios de flujo de trabajo de Windows de Windows SharePoint Services. Puede crear soluciones que usen la distribución y aprobación de flujos de trabajo, que asignen automáticamente tareas a otros usuarios, que notifiquen el estado de los proyectos y que aseguren, por ejemplo, que las tareas finalizan puntualmente.

Mejor rendimiento de las tablas vinculadas a listas de SharePoint  Las optimizaciones realizadas en el procesamiento interno de las tablas vinculadas a listas de SharePoint ofrecen una experiencia más rápida y sencilla.

Todos los tipos de datos de Windows SharePoint Services ahora se asignan a tipos de datos de Access  Gracias a la nueva compatibilidad con los campos multivalor y de datos adjuntos, Office Access 2007 ahora es compatible con todos los tipos de datos de Windows SharePoint Services, lo que simplifica el diseño y la creación de aplicaciones compartidas de Windows SharePoint Services.

Posibilidad de trabajar en listas de SharePoint en Access sin conexión  Si necesita llevarse trabajo a casa, puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los cambios, o bien, vuelva a conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.

Recopilación de datos mediante formularios de InfoPath y Outlook

Gracias a la nueva característica de recopilación de datos, Office Access 2007 puede crear automáticamente un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 o un formulario HTML e incrustarlo en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. A continuación, ese formulario se puede enviar a destinatarios seleccionados de los contactos de Outlook o a los nombres de destinatario almacenados en un campo de la base de datos de Access.

El usuario decide si desea recopilar nueva información o actualizar información existente. A continuación, los destinatarios rellenan el formulario y lo devuelven. Office Outlook 2007 reconoce los formularios entrantes y guarda automáticamente los datos en la base de datos de Office Access 2007, sin necesidad de volver a escribirlos.

2.7 Exportar a PDF y XPS

A partir de ahora, puede exportar datos a un formato de archivo PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuir correos electrónicos, siempre y cuando instale primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, informe u hoja de datos a un archivo .pdf o .xps, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que conserva todas las características de formato, pero que no exige que los demás usuarios instalen Access en sus equipos para imprimir o revisarlo.

• Formato de documento portátil  PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El formato PDF es también adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando métodos de impresión comerciales.
• XML Paper Specification  XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.

Se pueden exportar datos al formato de archivo .pdf o .xps desde Office Access 2007 únicamente si se ha instalado el complemento. Para obtener más información, vea Habilitación de la compatibilidad para otros formatos de archivo como PDF y XPS.

 

Más sencillez del trabajo con datos externos

Office Access 2007 incluye nuevas características que permiten importar y exportar datos con mayor facilidad. Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que tenga que llevar a cabo la misma tarea. El Asistente para importación de hojas de cálculo permite reemplazar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a los nuevos formatos de archivo de Office Excel 2007.

2.8 Formas más eficaces de solucionar problemas

Diagnósticos de Microsoft Office incluye una serie de pruebas de diagnóstico que ayudan a descubrir por qué se bloquea el equipo. Estas pruebas de diagnóstico pueden solucionar directamente algunos problemas, así como identificar las maneras en que puede solucionar otros. Diagnósticos de Microsoft Office reemplaza a las siguientes características de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar y Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.

2.9 Herramientas de corrección mejoradas

Éstas son algunas de las nuevas características del corrector ortográfico.

• El corrector ortográfico es ahora más uniforme entre los programas de 2007 Microsoft Office system. Algunos ejemplos de este cambio son:
• Varias opciones del corrector ortográfico ahora son globales. Si cambia una de estas opciones en un programa de Office, esa opción también se cambia en el resto de los programas de Office. Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden administrarlos mediante el mismo cuadro de diálogo..
• El corrector ortográfico de versión Office 2007 incluye el diccionario de francés posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, se trataba de un complemento que se debía instalar independientemente.
• Se crea automáticamente un diccionario de exclusiones para un idioma cuando éste se utiliza por primera vez. Los diccionarios de exclusiones se pueden utilizar para forzar al corrector ortográfico para que marque palabras cuyo uso desea evitar. Sirven para evitar el uso de palabras obscenas o que no se adaptan a su guía de estilo.